SISTEM INFORMASI PENDAFTARAN MAHASISWA BARU

Proses penerimaan mahasiswa baru merupakan kegiatan yang rutin dilakukan di setiap perguruan tinggi. Dengan semakin tingginya tuntutan akan tenaga ahli di indonesia, maka jenjang pendidikan perguruan tinggi sudah seperti hal yang wajib bagi sebagian masyarakat indonesia. Maka dari itu setiap perguruan tinggi di Indonesia dituntut untuk menampung orang-orang yang berniat untuk melanjutkan jenjang pendidikannya tersebut. Permasalahannya ialah proses penerimaan mahasiswa baru bukanlah proses yang mudah. Biasanya dibutuhkan banyak tenaga manusia dan proses yang rumit hanya untuk mendaftar di perguruan tinggi yang diinginkan.

Biasanya ada tiga jalur yang digunakan untuk mendaftar di perguruan tinggi negeri, yang pertama yaitu Seleksi Nasional Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SNMPTN), yang kedua ialah Seleksi Bersama Masuk Perguruan Tinggi Negeri (SBMPTN), dan yang terakhir adalah Ujian Mandiri. Hampir semua proses tersebut diadakan oleh pemerintah, terkecuali ujian mandiri yang biasanya diadakan oleh perguruan tinggi terkait.

Terkhusus untuk ujian mandiri, dikarenakan yang mengadakan adalah pihak perguruan tinggi bukannya pemerintah, maka sumber daya yang digunakan, terutama Sumber Daya Manusia (SDM) pastilah terbatas, dikarenakan semua proses yang dilakukan secara manual. Tahapan-tahapan dari ujian mandiri biasanya adalah:

Mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh perguruan tinggi.
Membayar biaya pendaftaran yang ditentukan oleh perguruan tinggi.
Menyerahkan berkas serta syarat pendaftaran yang ditentukan oleh perguruan tinggi.
Verifikasi berkas serta syarat pendaftaran yang dilakukan oleh panitia.
Apabila dinyatakan lengkap, maka panitia akan menyerahkan bukti pembayaran, dan kartu tes yang digunakan untuk ujian.
Setelah itu, calon mahasiswa akan melakukan ujian yang sudah ditentukan oleh perguruan tinggi sebelumnya.
Apabila calon mahasiswa lolos ujian, maka wajib melakukan daftar ulang dan membayar biaya kuliah tergantung dari ketentuan dari perguruan tinggi.

Proses-proses tersebut biasanya sangat panjang dan melelahkan, baik untuk mahasiswa maupun panitia itu sendiri. Namun, dengan berkembangnya teknologi komputer dan internet maka setiap proses dapat dipersingkat dan dipermudah, termasuk untuk proses penerimaan mahasiswa baru ini.

Dengan menggunakan sistem informasi penerimaan mahasiswa baru maka proses-proses yang tadinya sangat melelahkan dan panjang tadi dapat dilakukan secara cepat, efektif, dan baik. Contohnya, proses pendaftaran bisa dilakukan secara online, atau proses penyerahan berkas-berkas persyaratan bisa dilakukan secara online sehingga tidak perlu antri hanya untuk menyerahkan berkas-berkas yang diperlukan, atau proses pemeriksaan ujian bisa dilaksanakan dengan berbasis komputer. Hal-hal tersebut tentu sangat meringankan beban perguruan-perguruan tinggi yang hendak melaksanakan ujian mandiri.

Berikut adalah proses-proses yang biasanya dijalani jika menggunakan sistem informasi pendaftaran mahasiswa baru:

Pengisian form pendaftaran online.
Transfer pembayaran pendaftaran menggunakan bank.
Mengunggah berkas-berkas yang diperlukan ke sistem yang sudah disediakan.
Apabila dinyatakan lengkap, calon mahasiswa akan melakukan ujian berbasis komputer pada komputer yang sudah disediakan.
Apabila dinyatakan lulus, maka wajib melakukan daftar ulang dan membayar biaya kuliah.

Dari proses tersebut, dapat dilihat kalau proses yang mesti dijalani oleh mahasiswa lebih singkat dari manual. Terlebih lagi dari sisi panitia yang tidak perlu lagi memilah-milah berkas mahasiswa yang jumlahnya bisa mencapai ribuan atau bahkan jutaan. Dari artikel sederhana ini, bisa disimpulkan bahwa penggunaan sistem informasi pada penerimaan mahasiswa baru membawa banyak manfaat baik untuk calon mahasiswa yang ingin mendaftar maupun panitia.(Randhi)